sawitree: บทที่ 3 การใช้งานนำเสนอ

บทที่ 3 การใช้งานนำเสนอ

การสร้างงานนำเสนอใน Microsoft PowerPoint จะเริ่มด้วยการออกแบบพื้นฐาน การเพิ่มภาพนิ่งและเนื้อหาใหม่ การเลือกเค้าโครง การปรับเปลี่ยนการออกแบบภาพนิ่งถ้าคุณต้องการ ด้วยการเปลี่ยนโครงร่างสี หรือใช้แม่แบบการออกแบบอื่น รวมถึงการสร้างลักษณะพิเศษ เช่น การเปลี่ยนภาพนิ่งที่เคลื่อนไหว ข้อมูลด้านล่างจะเน้นในเรื่องตัวเลือกที่ใช้งานได้เมื่อคุณเริ่มขั้นตอนนี้

ในบานหน้าต่างงาน งานนำเสนอใหม่ ใน PowerPoint จะมีวิธีต่างๆ ให้คุณเลือกเพื่อเริ่มสร้างงานนำเสนอ ได้แก่

· ว่างเปล่า เริ่มด้วยภาพนิ่งที่มีการออกแบบน้อย และไม่มีการใช้สี

· งานนำเสนอที่มีอยู่ วางงานนำเสนอใหม่ของคุณบนงานที่คุณได้เขียนและออกแบบไว้แล้ว คำสั่งนี้จะสร้างสำเนาของงานนำเสนอที่มีอยู่ เพื่อให้คุณสามารถออกแบบหรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาที่คุณต้องการสำหรับงานนำเสนอใหม่

· แม่แบบการออกแบบ วางงานนำเสนอของคุณบนแม่แบบของ PowerPoint ที่มีแนวคิดการออกแบบ แบบอักษร และโครงร่างสีไว้อยู่แล้ว นอกจากแม่แบบที่มากับ PowerPoint คุณสามารถใช้แม่แบบที่คุณสร้างด้วยตนเองได้เช่นกัน

· แม่แบบพร้อมเนื้อหาที่เสนอแนะ ใช้ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติเพื่อใช้แม่แบบการออกแบบที่มีข้อเสนอแนะสำหรับข้อความบนภาพนิ่งของคุณ จากนั้นคุณจึงพิมพ์ข้อความที่ต้องการ

· แม่แบบบนเว็บไซต์ สร้างงานนำเสนอขึ้นโดยใช้แม่แบบที่อยู่บนเว็บไซต์

· แม่แบบบน Microsoft.com เลือกจากแม่แบบเพิ่มเติมของ PowerPoint ใน Microsoft Office Template Gallery แม่แบบเหล่านี้จะจัดเรียงตามชนิดของงานนำเสนอ

การสร้างสไลด์จากแม่แบบการออกแบบ วิธีการสร้างสไลด์จากแม่แบบการออกแบบ มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเมนูแฟ้ม > สร้าง หรือคลิกที่สร้างงานนำเสนอใหม่ ซึ่งอยู่ในหน้าต่างด้านขวามือ
2. คลิกที่จากแม่แบบการออกแบบ เพื่อสั่งให้สร้างงานนำเสนอใหม่ด้วยการสร้างจากรูปแบบที่เตรียมไว้ให้
3. คลิกเลือกรูปแบบสไลด์ที่ต้องการ
4. ผลลัพธ์จะพบว่าสไลด์ถูกเปลี่ยนเป็นไปตามแบบที่เลือก
5. ตกแต่งสไลด์ตามต้องการ

การสร้างงานนำเสนอเปล่า การสร้างงานนำเสนอเปล่า เป็นการสร้างงานนำเสนอที่ใช้เวลา เพราะต้องทำทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดสีพื้นสไลด์ สีตัวอักษร ข้อดีของการสร้างสไลด์ คืองานนำเสนอจะแตกต่างจากผู้อื่น ทำให้งานนำเสนอมีความพิเศษกว่า

วิธีการสร้างสไลด์เปล่า

1. คลิกเมนูแฟ้ม > สร้าง หรือ คลิกที่สร้างงานนำเสนอใหม่
2. คลิกที่งานนำเสนอเปล่า
3. คลิกเลือกเค้าโครงภาพนิ่ง ซึ่งเค้าโครงภาพนิ่งนี้จะเป็นตัวกำหนดว่าควรว่างอะไรไว้ส่วนไหนของสไลด์
4. จะพบสไลด์เปล่าสีขาวมีกรอบเส้นประ 2 ส่วน ให้คลิกกรอบด้านบน จะพบกรอบเส้นประที่เลือกเป็นแถบแรเงาสีเทา
5. กรอกข้อความที่ต้องการลงในสไลด์
6. ตกแต่งสไลด์ให้สวยงาม

ออบเจ็ค คือสิ่งต่าง ๆ ที่อยู่ภายในสไลด์ ไม่ว่าจะเป็น รูปภาพ ข้อความ กราฟ ตารางหรืออื่น ๆ

เค้าโครงภาพนิ่ง เค้าโครงภาพนิ่ง เป็นตัวกำหนดว่าภายในสไลด์จะประกอบไปด้วยอะไรบ้าง เช่น ข้อความ รูปภาพ หรือกราฟ รวมถึงการจัดวางตำแหน่งของสิ่งต่าง ๆ บนสไลด์ ภายในเค้าโครงภาพนิ่งจะมีสัญลักษณ์เพื่อแสดงว่า ในแต่ละส่วนของสไลด์จะมีสิ่งใดลงไปบ้าง ตัวอย่างสัญลักษณ์ที่ใช้ มีดังนี้

	สัญลักษณ์แทนชื่อเรื่อง
	สัญลักษณ์แทนข้อความที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
	สัญลักษณ์แทนภาพตัดปะ
	สัญลักษณ์แทนกราฟ
	สัญลักษณ์แทนตาราง
	สัญลักษณ์แทนมีเดียคลิป เช่น ไฟล์เสียง หรือไฟล์วีดิโอ
	สัญลักษณ์แทนผังองค์กร

การใช้งานเค้าโครงภาพนิ่ง มีขั้นตอนดังนี้

1. สร้างสไลด์ใหม่ โดยคลิกเมนูแทรก > สร้างภาพนิ่ง
2. คลิกเลือกเค้าโครงสไลด์ ในแบบที่ต้องการ
3. สไลด์จะมีเค้าโครงที่กำหนด

หลังจากเลือกเค้าโครงสไลด์ จะปรากฏเส้นประแสดงขอบเขตของแต่ละส่วน ขอบเขตนี้เรียกว่า ตัวยึด

ลักษณะการใช้งานตัวยึด

1. คลิกเลือกเมนูแทรก > สร้างภาพนิ่ง เพื่อแทรกสไลด์ใหม่ในงานนำเสนอ
2. คลิกเลือกเค้าโครงภาพนิ่ง สำหรับตัวอย่างเลือกเค้าโครงที่มีแต่ข้อความ
3. จะเห็นเส้นประ 3 กรอบ โดยกรอบบนใช้สำหรับใส่หัวเรื่องกรอบซ้ายและขวาสำหรับใส่ข้อความ
4. คลิกภายในกรอบบน เส้นประจะเป็นแถบแรเงาสีเทา แสดงว่ากำลังทำงานอยู่กับตัวยึดตัวบน
5. กรอกข้อความที่ต้องการใช้เป็นหัวเรื่อง
6. คลิกภายในกรอบเส้นประด้านซ้ายเส้นประจะเป็นแรเงาสีเทา จากนั้นกรอกข้อความ แล้วกดปุ่ม Enter จนกว่าจะได้หัวข้อที่ต้องการครบถ้วน

การสร้างานนำเสนอจากตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint 2003   จะพบบานหน้าต่างงาน
2. คลิกที่สร้างงานนำเสนอใหม่
3. สร้าง ให้คลิกที่ จากตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ
4. คลิกปุ่ม  ถัดไป เพื่อทำขั้นตอนต่อไป
5. คลิกเลือกประเภทของงานนำเสนอ ให้คลิกปุ่ม ทั่วไป ถ้างานเกี่ยวโปรเจ็กต์ให้คลิกปุ่ม โครงการ
6. คลิกเลือกชนิดงานนำเสนอที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด
7. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น   เพื่อทำขั้นต่อไป
8. คลิกเลือกชนิดอุปกรณ์ที่ใช้นำเสนองานชิ้นนี้ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

- งานนำเสนอหน้าจอ หมายถึง นำไปแสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์
- งานนำเสนอบนเว็บ หมายถึง การแปลงเป็นเอกสารที่เหมาะกับการนำเสนอบนอินเทอร์เน็ต
- เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ แบบขาวดำ
- เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะแบบสี
- ภาพนิ่ง 35 มม.

9. คลิกปุ่ม ถัดไป เพื่อทำขั้นตอนต่อไป
10. ในช่องชื่อเรื่องงานนำเสนอ ให้กรอกชื่อเรื่องให้กับงานนำเสนอ
11. หากต้องการใส่ข้อความไว้ที่ด้านล่างของสไลด์ทุก ๆ สไลด์ เช่น ชื่อผู้จัดทำ ให้กรอกข้อความที่ต้องการลงในช่องท้ายกระดาษ
12. คลิกให้เกิดเครื่องหมายถูกที่วันที่ปรับปรุงครั้งล่าสุด เพื่อใส่วันที่ลงในสไลด์ทุก ๆ สไลด์อัตโนมัติ หากไม่ต้องการให้คลิกเครื่องหมายถูกออก
13. คลิกเครื่องหมายถูกที่หมายเลขภาพนิ่ง เมื่อต้องการใส่ตัวเลขในสไลด์เพื่อบอกว่าสไลด์ แผ่นใดมีลำดับเลขเป็นเท่าใด
14. คลิกปุ่ม ถัดไป เพื่อทำขั้นต่อไป
15. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น เป็นขั้นตอนสุดท้ายของตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ

สร้างสไลด์แผ่นใหม่ การสร้างงานนำเสนอใหม่จากสไลด์เปล่าหรือจากแม่แบบการออกแบบ มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกแท็บภาพนิ่ง ซึ่งอยู่ด้านซ้าย
2. คลิกขวา สไลด์ที่ต้องการแทรกแผ่นใหม่
3. คลิกคำสั่งสร้างภาพนิ่ง เพื่อสร้างสไลด์แผ่นใหม่ต่อท้ายสไลด์ที่เลือก
4. สไลด์ใหม่จะแทรกต่อจากสไลด์แรก

การทำสำเนาสไลด์

1. คลิกแท็บภาพนิ่ง
2. คลิกสไลด์ที่ต้องการทำสำเนา
3. คลิกเมนูแก้ไข > การทำซ้ำ
4. สไลด์ใหม่จะปรากฏขึ้นมา ซึ่งมีลักษณะเหมือนกับสไลด์ที่ได้เลือกไว้

ลบสไลด์

1. คลิกเมนูมุมมอง > ปกติ
2. คลิกแท็บภาพนิ่ง
3. คลิกเลือกสไลด์ที่ต้องการลบ
4. กดปุ่ม Delete หรือคลิกเมนูแก้ไข > ล้าง
5. สไลด์ที่เลือกจะถูกลบไป

การบันทึก เมื่อสร้างงานนำเสนอเสร็จเรียบร้อย ควรจัดเก็บข้อมูลในดิสก์ ซึ่งเรียกโดยทั่วไปว่า บันทึก มีขั้นตอน ดังนี้

1. คลิกเมนูแฟ้ม > บันทึก
2. เลือกตำแหน่งที่ใช้เก็บงานนำเสนอ
3. ตั้งชื่องานนำเสนอลงในช่องชื่อแฟ้ม
4. คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อจัดเก็บงานนำเสนอในดิสก์

นอกจากขั้นตอนดังกล่าว ยังสามารถบันทึกงานนำเสนอได้อีก 2 วิธี

วิธีที่ 1 คลิก ปุ่ม ซึ่งปุ่มนี้จะอยู่บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน
วิธีที่ 2 ให้กดปุ่ม < Ctr+S > (คือกดปุ่ม < Ctr> ค้างไว้ จากนั้น กดปุ่ม <S> และปล่อยปุ่มทั้งสองพร้อม ๆ กัน)